Collegio dei docenti, Consigli di classe e GLO potranno svolgersi online anche quando deliberano, ma soltanto dopo l’adeguamento del Regolamento d’Istituto e la verifica tecnica, organizzativa e contrattuale delle procedure utilizzate
Con la Nota prot. n. 3803 del 30 giugno 2026, il Ministero dell’Istruzione e del Merito ha comunicato la conclusione del confronto con le organizzazioni sindacali previsto dall’art. 44, comma 6, del CCNL Comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021.
La Nota definisce i criteri e le condizioni per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali indicate dall’art. 44, comma 3, lettere a) e b), del CCNL, quando tali attività rivestano carattere deliberativo. Si tratta, in particolare, delle riunioni del Collegio dei docenti, delle attività di programmazione e verifica di inizio e fine anno, dei Consigli di classe, interclasse e intersezione e dei Gruppi di lavoro operativo per l’inclusione – GLO.
La possibilità di riunire gli organi collegiali online non costituisce, tuttavia, un’autorizzazione generalizzata. La modalità telematica non può essere introdotta mediante una semplice circolare del dirigente scolastico né attraverso l’utilizzo occasionale di una piattaforma di videoconferenza.
Le istituzioni scolastiche che intendano avvalersene devono preventivamente adeguare il proprio Regolamento d’Istituto e verificare che gli strumenti adottati rispettino integralmente i requisiti fissati dal Ministero.
Scrutini ed esami restano esclusi
Il primo chiarimento riguarda il perimetro di applicazione.
La Nota ministeriale richiama esclusivamente le attività previste dalle lettere a) e b) dell’art. 44, comma 3, del CCNL. Restano pertanto esclusi gli scrutini, gli esami e la compilazione degli atti relativi alla valutazione, ricompresi nella successiva lettera c).
Non è quindi possibile estendere automaticamente la modalità telematica agli scrutini o agli esami attraverso un regolamento d’istituto. Un’eventuale previsione in tal senso esporrebbe la scuola al rischio di contestazioni sulla regolarità e sulla validità degli atti adottati.
Lo stesso principio vale per altri organi, commissioni o riunioni non espressamente ricompresi nel campo di applicazione della Nota: ogni estensione deve trovare fondamento in una specifica disposizione normativa o contrattuale.
Il regolamento deve essere preciso
Il Ministero stabilisce che i Regolamenti d’Istituto possono essere integrati prevedendo lo svolgimento, in tutto o in parte a distanza, delle attività collegiali deliberative ammesse. La formulazione utilizzata conferma che si tratta di una possibilità organizzativa e non di un obbligo imposto alle scuole.
L’adeguamento regolamentare non può, però, limitarsi a una dichiarazione generale secondo la quale gli organi collegiali possono riunirsi online.
Il regolamento deve disciplinare puntualmente:
- gli organi e le attività che possono svolgersi a distanza;
- i criteri per scegliere tra presenza, modalità telematica e modalità mista;
- le procedure di convocazione;
- l’identificazione dei partecipanti;
- la verifica delle presenze e del numero legale;
- le modalità di intervento nella discussione;
- le procedure di voto palese e segreto;
- la gestione delle disconnessioni e dei malfunzionamenti;
- la verbalizzazione e la conservazione delle evidenze digitali;
- la tutela della riservatezza e dei dati personali;
- i ruoli e le responsabilità del presidente, del segretario verbalizzante e dell’amministratore tecnico.
La scelta della modalità di svolgimento non può essere lasciata a una discrezionalità priva di criteri. Deve essere coerente con il piano annuale delle attività, con le competenze del Collegio dei docenti, con il funzionamento della scuola e con le disposizioni contrattuali.
La piattaforma deve essere verificata prima dell’utilizzo
Uno degli adempimenti più importanti riguarda la preventiva verifica della piattaforma.
L’Allegato tecnico alla Nota n. 3803/2026 stabilisce che le scuole devono accertare la conformità degli strumenti utilizzati e acquisire idonea documentazione tecnica, oltre a una dichiarazione di conformità del fornitore o del partner tecnologico.
Non è sufficiente, quindi, utilizzare una comune piattaforma di videoconferenza soltanto perché già disponibile nell’istituto.
La scuola deve verificare almeno:
- l’identificazione certa degli utenti;
- l’utilizzo di credenziali personali e non condivise;
- la distinzione dei ruoli e delle autorizzazioni;
- l’univocità del voto;
- l’integrità e l’immodificabilità dei risultati;
- la tracciabilità delle operazioni;
- la sicurezza degli accessi;
- la cifratura e la protezione dei dati;
- la possibilità di esportare e conservare le evidenze delle votazioni;
- le misure di backup, ripristino e gestione degli incidenti;
- la localizzazione e le modalità di trattamento dei dati.
In assenza di una verifica positiva e documentata, la piattaforma non può essere utilizzata per adottare deliberazioni con effetti giuridici.
Il voto segreto rappresenta il punto più delicato
Particolare attenzione deve essere riservata alle deliberazioni che riguardano persone o per le quali sia previsto lo scrutinio segreto.
Il sistema deve garantire una separazione effettiva tra la fase di autenticazione del partecipante e quella di espressione del voto. L’anonimato deve essere reale, non reversibile e tecnicamente dimostrabile.
Neppure gli amministratori della piattaforma, il fornitore o altri soggetti devono poter ricostruire il voto individuale. Anche log, orari e metadati devono essere gestiti in modo da impedire la re-identificazione del votante.
Non sono quindi sufficienti moduli online o funzioni di sondaggio che si limitino a nascondere il nome del partecipante, continuando però a conservare dati tecnici che consentano di associarlo alla risposta.
Se la scuola non dispone di uno strumento in grado di documentare tali garanzie, la votazione segreta non può svolgersi a distanza. Il relativo punto dovrà essere trattato in presenza oppure rinviato.
Nelle sedute miste, inoltre, tutti i componenti, compresi quelli fisicamente presenti nei locali scolastici, devono utilizzare il medesimo sistema digitale, evitando che la diversa modalità di partecipazione renda identificabile anche indirettamente il voto espresso.
Quorum, disconnessioni e verbalizzazione
Il regolamento deve stabilire come accertare e mantenere il numero legale.
Non è sufficiente registrare i partecipanti all’inizio della riunione. Entrate, uscite e disconnessioni rilevanti devono essere annotate e il quorum deve essere verificato nuovamente prima di ogni votazione.
Quando un malfunzionamento impedisce a uno o più componenti di partecipare alla discussione o di votare, il presidente deve sospendere l’operazione. Se la regolarità della votazione risulta compromessa, il voto deve essere annullato e ripetuto integralmente.
Il verbale dovrà riportare:
- la modalità di svolgimento;
- i presenti in sede e quelli collegati a distanza;
- gli orari di ingresso e uscita;
- le verifiche del numero legale;
- le deliberazioni adottate;
- il numero dei votanti e l’esito delle votazioni;
- le disconnessioni e gli incidenti tecnici;
- le decisioni assunte dal presidente per garantire la regolarità della seduta.
I verbali, i risultati delle votazioni e le altre evidenze necessarie devono essere formati e conservati nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle Linee guida AgID, assicurandone autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Privacy e responsabilità della scuola
La partecipazione a distanza comporta un trattamento di dati personali che deve rispettare il Regolamento europeo 2016/679.
La scuola deve:
- individuare chiaramente i ruoli privacy;
- aggiornare le informative;
- verificare le condizioni contrattuali del fornitore;
- nominare, quando necessario, il responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
- adottare adeguate misure tecniche e organizzative;
- valutare l’eventuale necessità di una valutazione d’impatto – DPIA, soprattutto per i sistemi di voto digitale;
- definire tempi di conservazione e soggetti autorizzati all’accesso.
Deve essere vietata ai partecipanti qualsiasi registrazione audio o video, fotografia, schermata o diffusione di documenti, collegamenti e contenuti della seduta.
Anche un’eventuale registrazione effettuata dalla scuola deve essere sorretta da una specifica base giuridica, risultare necessaria e proporzionata e prevedere finalità e tempi di cancellazione chiaramente determinati. La semplice autorizzazione dell’organo collegiale non è sufficiente a risolvere ogni problema relativo al trattamento dei dati.
Il collegamento da remoto e la disciplina del lavoro agile
La Nota richiama anche l’orientamento applicativo ARAN del 12 giugno 2024 e precisa che le attività collegiali a distanza possono essere svolte mediante una delle modalità di lavoro a distanza disciplinate dal Titolo III del CCNL.
Nel confronto tra Ministero e organizzazioni sindacali, il lavoro agile è stato individuato come lo strumento maggiormente compatibile con lo svolgimento delle attività collegiali online.
La questione non può quindi essere gestita come una semplice concessione informale a collegarsi dalla propria abitazione. Devono essere rispettate la disciplina contrattuale, le relazioni sindacali applicabili, la sicurezza del luogo di collegamento, la riservatezza e gli impegni connessi alla prestazione.
La modalità a distanza non deve inoltre comportare nuovi costi a carico del personale per l’acquisto di dispositivi, licenze o servizi digitali.
Gli adempimenti prima della prima seduta online
Prima di convocare un organo collegiale deliberativo a distanza, la scuola dovrà pertanto:
- adeguare e approvare il Regolamento d’Istituto;
- definire criteri trasparenti per la scelta della modalità di svolgimento;
- coordinare il regolamento con il piano annuale delle attività;
- disciplinare il lavoro a distanza e rispettare le relazioni sindacali previste;
- individuare la piattaforma e verificarne formalmente la conformità;
- acquisire la documentazione tecnica e la dichiarazione del fornitore;
- verificare separatamente le procedure di voto palese e segreto;
- definire presidente, segretario verbalizzante, amministratore tecnico e relativi profili di accesso;
- aggiornare gli adempimenti privacy e valutare l’eventuale DPIA;
- definire le procedure di verbalizzazione, protocollazione e conservazione;
- adottare una procedura per disconnessioni, incidenti e ripetizione delle votazioni;
- assicurare assistenza tecnica, accessibilità e adeguata informazione al personale.
La posizione FeNSIR
FeNSIR ritiene positiva la possibilità di utilizzare le tecnologie per ridurre gli spostamenti, agevolare il personale pendolare e rendere più sostenibile l’organizzazione delle attività collegiali.
Questa opportunità, tuttavia, non può tradursi in una gestione semplificata o unilaterale delle riunioni. La modalità telematica deve garantire gli stessi diritti di partecipazione, intervento e voto assicurati nelle sedute in presenza.
Non è sufficiente inserire nel Regolamento d’Istituto una generica autorizzazione alle riunioni online. Prima dell’avvio delle sedute deliberative devono essere concretamente verificati tutti i requisiti tecnici, contrattuali, organizzativi, documentali e di protezione dei dati.
La digitalizzazione può rappresentare uno strumento di semplificazione soltanto quando non comprometta la libertà del voto, la partecipazione dei componenti e la validità giuridica delle deliberazioni. Prima di ogni intervento di modifica e regolamentazione è bene che il DS si confronti ai sensi dell’art. 30 del CCNL con la RSU di Istituto e il RLS al fine di rendere il processo di passaggio alla nuova modalità il più rispettoso dei diritti dei lavoratori.
BOZZA DI UN POSSIBILE REGOLAMENTO